Korzyści wynikające z użytkowania systemu HRIS – poznaj je wszystkie

Aby Twój dział HR pracował wydajniej, przyda mu się wsparcie w postaci odpowiedniego oprogramowania, które zautomatyzuje część zadań. Już teraz poznaj korzyści płynące z użytkowania systemu HRIS.

Co to jest HRIS?

System HRIS (ang. Human Resource Management System) – System Informacji o Zasobach Ludzkich – jest rodzajem wielofunkcyjnego oprogramowania, używanym do zbierania i przechowywania danych na temat pracowników firmy. Wspiera realizację zadań kadrowych, poprzez częściową ich automatyzację oraz ułatwia zarządzanie wybranymi procesami HR.

Oprogramowanie HRIS obejmuje funkcjonalności potrzebne do kompleksowego zarządzania zasobami ludzkimi. Mogą to być m.in.:

• przechowywanie informacji o pracownikach – moduł, w którym zgromadzone są dane osobowe wszystkich pracowników, w tym również informacje o ich statusie w firmie, stanowisku, wynagrodzeniach, historii zatrudnienia itd.;
• system śledzenia kandydatów (ang. Applicant Tracking System – ATS), który usprawnia prowadzenie procesu rekrutacji, umożliwiając rekruterom trafne wyselekcjonowanie odpowiednich talentów, dopasowanie ofert pracy do kandydatów, łatwy proces zatrudnienia itd.;
• administracja świadczeniami i lista płac – moduł pozwalający tworzyć listy wynagrodzeń oraz zarządzać benefitami oferowanymi przez firmę, a także umożliwiający samoobsługę kadrową pracowników, np. składanie wniosków urlopowych, wgląd w stan urlopów itp.;
• zarządzanie czasem i obecnościami – moduł gromadzący dane dotyczące czasu pracy i obecności / nieobecności pracowników;
• szkolenia – moduł, który pozwala śledzić kwalifikacje, certyfikaty i umiejętności pracowników, często rozbudowany o firmową bazę wiedzy, plany szkoleń itp.;
• oceny wydajności – moduł do zarządzania wydajnością i przeprowadzania ocen pracowników;
• raporty i analityka – moduł umożliwiający wizualizację zebranych danych np. w formie wykresów i tworzenie raportów HR dotyczących m.in. absencji, rotacji, długości trwania rekrutacji itd.

Pamiętaj! Nie wszystkie te moduły muszą wystąpić na raz w danym oprogramowaniu. Niektórzy dostawcy projektują swoje rozwiązania pod konkretną branżę lub dla firm o określonej ilości pracowników, więc zanim wybierzesz jakieś rozwiązanie, musisz dobrze określić potrzeby swojej firmy i pod tym kątem szukać odpowiedniego produktu.

Korzyści wynikające z użytkowania systemu HRIS

Jak każdy kompleksowy system do zarządzania, HRIS przypomina skrzynką z różnymi narzędziami. Kiedy jakieś jest potrzebne, wiesz gdzie go szukać. Jak to wygląda w praktyce?

Korzystanie z HRIS niesie ze sobą szereg korzyści.

• Decyzje oparte na danych – HR data-driven. HRIS umożliwia szybki wgląd w dane o pracownikach. Musisz podjąć decyzję w oparciu o wiek, płeć, wykształcenie pracowników? HIRS zbiera wszystkie niezbędne informacje i umożliwia tworzenie raportów, aby podejmowanie decyzji opierało się o twarde dane, nie przeczucia.
• Harmonijny przepływ prac. HRIS centralizuje zarządzanie wieloma procesami – od zarządzania personelem i dokumentacją, przez wsparcie procesu rekrutacji i zarządzanie szkoleniami – wszystko możliwe w kilku kliknięciach. Jeśli HRIS działa w chmurze, jest niezależny od fizycznej lokalizacji. To oznacza, że z dowolnego miejsca na ziemi, każdy pracownik może zgłaszać swoje kadrowe wnioski.
• Cyfrowa dokumentacja. Pracodawca musi obowiązkowo prowadzić dokumentację pracowniczą, ale może to robić w wersji elektronicznej. HRIS umożliwia zbieranie dokumentów w jednej bazie danych. Żegnaj Excelu, żegnajcie segregatory! Teraz dział HR może szybko i sprawnie wprowadzać, modyfikować i przeszukiwać informacje o pracownikach.
• Dane pod kluczem. Gromadzenie danych wiąże się z koniecznością ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących poufności i bezpieczeństwa. System HRIS umożliwia ustawianie poziomów dostępu każdemu z pracowników. Nikt niepowołany nie ma wglądu w zgromadzone dane, ale pracownik może bez problemu przeglądać informacje o sobie samym.
• Samoobsługa kadrowa pracowników. Systemy HRIS umożliwiają pracownikom samodzielne zgłaszanie wniosków kadrowych, zarządzanie własnymi danymi personalnymi, wgląd w stan urlopów i w benefity. To znacznie odciąża dział HR, zwłaszcza w dużych korporacjach.
• Przyjazny onboarding nowych pracowników. HRIS usprawnia proces onboardingu pracownika, umożliwiając mu wygodny dostęp do firmowej bazy danych, wgląd w strukturę firmy i w planowaną ścieżkę rozwoju, a także zapewniając sprawny proces zarządzania dokumentacją (np. poprzez możliwość korzystania z podpisu elektronicznego przy wypełnianiu dokumentów kadrowych – takie rozwiązanie w swoim HRIS oferuje np. firma PeopleForce) i przyjazną komunikację (zautomatyzowana wysyłka maili powitalnych, instrukcji pracy itd.).
• Redukcja kosztów. Automatyzacja powtarzalnych zadań i zminimalizowanie ryzyka ludzkich błędów dzięki HRIS nie tylko zwiększają produktywność i wydajność całego zespołu, ale przede wszystkim niosą za sobą spore oszczędności finansowe. Cały czas, poświęcany wcześniej na manualne wykonywanie różnych czynności, ulega redukcji, a to oznacza mniej roboczogodzin i niższe koszty w skali firmy. Ponadto, korzystanie z jednej „skrzynki z narzędziami” opłaca się bardziej, niż kupowanie każdego narzędzia osobno – przy codziennym korzystaniu z funkcji systemu, koszt inwestycji w HRIS szybko się zwraca.

Jak wdrożyć oprogramowanie HRIS w firmie?

Wdrożenie systemu HRIS możemy podzielić na kilka etapów.

Poszukiwania. Określ potrzeby firmy, stwórz listę funkcjonalności, które będą Ci niezbędne. Pod tym kątem przeszukuj oferty różnych dostawców. Skup się na firmach, które oferują aktualizacje produktów, wsparcie techniczne w etapie wdrożenia i po nim. Testuj wersje demo produktów, jeśli masz taką możliwość.

Plan wdrożenia. Po wybraniu dostawcy wyznacz osoby, które z ramienia firmy będą odpowiadały za wdrożenie systemu. Ustal, jakie kroki będą po kolei realizowane.

Faza przejściowa. W swoich planach musisz uwzględnić etap przeniesienia wszystkich danych do nowego systemu i czas na stworzenie nowych procedur postępowania. Musisz również zweryfikować techniczne możliwości firmowego sprzętu oraz określić poziomy bezpieczeństwa danych.

Wstępna konfiguracja i testy. Na tym etapie oddelegowane osoby będą testować nowy HRIS i dzielić się informacjami zwrotnymi. To ostatni moment na poprawki w procedurach i zgłoszenie dostawcy zapotrzebowania, np. na spersonalizowany layout systemu.

Szkolenie zespołu. Na tym etapie każdy członek zespołu powinien zostać przeszkolony z obsługi systemu oraz otrzymać dostęp do instrukcji systemowych.

Wdrożenie systemu. 3… 2… 1… start! Uruchomienie systemu wiąże się z intensyfikacją komunikacji wewnętrznej – otrzymasz wiele informacji zwrotnych lub próśb o aktualizację procesów od różnych działów. Na tym etapie musisz być w stałym kontakcie z dostawcą, by szybko eliminować mogące się pojawić problemy.

Gotowe! Wdrożenie systemu HRIS nie musi być skomplikowane!

System HRIS: podsumowanie

System HRIS to rozwiązanie wielu bolączek firmy, takich jak brak kontroli nad danymi pracowników, przeciążenie działu HR rutynowymi czynnościami, wysokie koszty zakupu kolejnych, niekompatybilnych aplikacji HR itd. Dzięki scentralizowaniu danych, dostępowi zdalnemu i automatyzacji części zadań, HRIS zapewnia korzyści nie tylko działowi HR, ale każdemu członkowi zespołu i całej firmie: obniża koszty pracy i zwiększa wydajność.

Czy będzie to rozwiązanie dla Ciebie? Jeśli jesteś firmą rozwijającą się i chcesz sprawnie zarządzać danymi i procesami – to zdecydowanie tak!