Zapewne każdy zaliczył w swojej naukowej lub zawodowej karierze konferencję, na której coś nie zagrało. Dzieje się tak dlatego, że zorganizowanie konferencji wymaga zgrania wielu działań logistycznych, szczegółowego planowania, zabezpieczenia się na wypadek niepowodzeń. Udana konferencja może być owocem jedynie sprawnie przebiegającej współpracy dużego zespołu.
W artykule dowiesz się:
Konferencja krok po kroku
Każdy, kto ma w placach zorganizowanie konferencji czy kongresu za pewnością wie, czego będą one dotyczyły. Dlatego pierwszą rzeczą po ustaleniu budżetu jest dokładne sprecyzowanie agendy. To właśnie szczegółowy plan konferencji będzie definiował potrzeby odnośnie miejsca, czasu, gości, logistyki, cateringu.
Po pierwsze – ustal budżet
Ustalenie budżetu musi być pierwszym krokiem w organizowaniu wydarzenia, gdyż determinuje on wszystkie kolejne kroki, jakie podejmują osoby odpowiedzialne za jego przebieg. Od wysokości budżetu zależą:
- miejsce konferencji,
- liczba pracowników,
- atrakcyjność prelegentów,
- jakość cateringu,
- obsługa gości,
- dodatkowe atrakcje
- jakość materiałów promocyjnych oraz upominków.
To tylko kilka z ważniejszych aspektów wpływu budżetu na przebieg konferencji. Dlatego, mimo nawet dużego nakładu środków, warto pomyśleć o nieprzewidzianych sytuacjach i wybierać oszczędne rozwiązania.
Po drugie – zaplanuj wydarzenie
Kiedy wiesz już, czego dotyczyć będzie Twoja konferencja, musisz zaplanować jej szczegółowy przebieg. Chodzi o ustalenie szczegółowej agendy, która będzie zawierała nazwiska prelegentów, program wystąpień oraz ich długość. Określi także czas przerw oraz networkingu. Na tym etapie należy zadbać o merytoryczną oprawę wydarzenia – zaprosić prelegentów, dać im czas na potwierdzenie swojej obecności. Należy też ustalić planowaną przybliżoną liczbę uczestników i gości, bowiem to definiuje wybór miejsca
Po trzecie – wybierz miejsce
W zależności liczby zaproszonych gości oraz wielkości wydarzenia niezbędna jest sala konferencyjna lub nawet wynajęcie całego obiektu, szczególnie wówczas, gdy agenda zawiera wiele różnotematycznych wystąpień, które odbywają się równolegle. Warto zwrócić uwagę na sale oferowane przez Właśnie dlatego wybierając miejsce swojego eventu, należy zwróć uwagę na:
- budżet,
- lokalizację podobnych wydarzeń w przeszłości,
- warunki lokalizacji – pojemność, dojazd, okoliczne noclegi, przystosowanie dla osób niepełnosprawnych, dostęp do Internetu, zaplecze techniczne,
- prawidłowe oznakowanie pomieszczeń, tak by nikt z gości nie miał wątpliwości w której sali odbywa się konferencja.
Po czwarte – goście
Konferencja nie odbędzie się bez udziału gości, ekspertów i uczestników. Ci wymagają odpowiedniej obsługi, dlatego na tym etapie należy pomyśleć również o wolontariuszach lub stewardach, którzy odpowiednio zaopiekują się uczestnikami wydarzenia. W tym punkcie musimy zadbać o:
- przygotowanie i wysłanie zaproszeń, a także odebranie potwierdzeń przybycia,
- ewentualny wybór moderatora,
- przygotowanie ogłoszeń, rozesłanie ofert do pomiotów oraz osób znajdujących się w potencjalnym kręgu zainteresowanych,
- określeniu terminu rejestracji,
- przygotowanie oferty biletowej.
Po piąte – zadbaj o promocję
Aby konferencja cieszyła się zadawalającym zainteresowaniem konieczne jest nadanie jej odpowiedniego rozgłosu popartego patronatami – najlepiej instytucji medialnych oraz podmiotów gospodarczych lub samorządowych z miejscowości, w której odbędzie się wydarzenie. Zadbaj zatem o promocję w odpowiednich mediach, szczególny nacisk kładąc na Internet. Na tym etapie równie istotne jest zaprojektowanie oprawy graficznej i identyfikacji wizualnej wydarzenia. Postaraj się również o pozyskanie sponsorów – dla Ciebie mogą okazać się dużym odciążeniem finansowym, natomiast dla nich samych Twoja konferencja będzie okazją do promocji.
Po szóste – catering
Przerwy na posiłek to dla uczestników kolejna okazja do tego, by wymienić zdania i myśli. Dlatego ważne jest, by odbywały się one zgodnie z planem. Zadbaj o to, by zrobić wywiad wśród uczestników dotyczący ich preferencji żywieniowych, ograniczeń oraz diet, które stosują. Na etapie organizacji cateringu najlepiej skorzystać z usług firm cateringowych.
Wreszcie – dodatkowe atrakcje
Nieformalna część konferencji to właśnie czas na to, by jej uczestnicy poznawali się i nawiązywali cenne naukowe, biznesowe bądź polityczne kontakty. Dlatego warto zadbać o to, by konferencji lub kongresowi towarzyszyły dodatkowe atrakcje takiej jak:
- koncerty,
- wycieczki i zwiedzanie,
- degustacje,
- odnowa biologiczna,
- aktywność sportowa lub rekreacyjna.
